Kako organizovati event za pamćenje?

Organizacija događaja u teoriji zvuči vrlo jednostavno. Kada znate šta želite, trebalo bi da znate i kako da do toga dođete, a ukoliko vam je uz to dodeljeni zadatak još i zanimljiv, šta može da krene po zlu? Ništa, a možda baš - sve!

‍

Svi mi smo makar jednom organizovali neki event - rođendan, okupljanje, proslavu. Međutim, koliko god taj događaj bio mali, jer je vaš lični, verujemo da ste ipak osetili određenu dozu stresa jer ste želeli da sve protekne po unapred pripremljenom planu i programu.

‍

Zamislite samo koliki je nivo odgovornosti i stresa kada je potrebno organizovati događaj za preko 100 ljudi! Ali, zato i postoji toliko agencija za organizaciju događaja - kada prepustite sve profesionalcima, na vama je samo da se pojavite i uživate u savršenom eventu koji će svi pamtiti u najboljem svetlu.

‍

Kako izgleda organizacija događaja?

‍

Proces organizacije događaja se može podeliti u četiri faze:

‍

• Priprema za događaj
• Aktivnosti na dan pre događaja
• Aktivnosti na samom događaju
• Aktivnosti nakon događaja

‍

Priprema za događaj

‍

Kada je pravi trenutak da se počne sa pripremama za event? Suštinski, odgovor će zavisiti od vrste događaja, te broja zvanica. 

‍

Priprema manjih događaja kao što su radionice i treninzi koji će okupiti do 50 ljudi, može početi svega nekoliko nedelja pre samog događaja. 

‍

Sa druge strane, svi veći događaji koji okupljaju od 100 pa do 1000 i više zvanica, kao što su konferencije, forumi, sajmovi i drugi, zahtevaju daleko dužu pripremu koja može trajati i po nekoliko meseci.

‍

No, bez obzira na tip događaja koji organizujete, odnosno bez obzira na to koliko preprema za događaj traje, ona uvek obuhvata sledeće elemente:

‍

• Definisanje teme događaja
• Koncept i opis događaja
• Osmišljavanje idejnog rešenja i vizuelnog identiteta događaja
• Određivanje datuma i mesta održavanja događaja
• Priprema programa i agende
• Definisanje i kontaktiranje učesnika
• Kreiranje liste zvanica
• Slanje pozivnica
• Po potrebi, organizacija boravka za goste
• Priprema i štampanje svih potrebnih materijala kreiranih u skladu sa temom i idejnim rešenjem događaja
• Tehnička podrška
• Podrška u vidu zaposlenih ili volontera (moderatori, hostese i sl.)
• Po potrebi, medijska podrška
• Ketering
• Pokloni za zvanice
• Obezbeđivanje fotografa i videografa
• Kompletna logistika

‍

Naravno, svi ovi elementi moraju da budu u skladu sa unapred definisanim budžetom.

‍

‍

Dan pre događaja

‍

Dan pred događaj je dan kada svaka stavka sa spiska iznad (i možda još pokoja) treba da bude štiklirana - kao da se događaj dešava tada, a ne sutradan. Naravno, sasvim je u redu da se pojedini zadaci finalizuju tog dana jer se dan pred događaj obično koristi za generalnu probu kada se poslednji put proverava da li je sve onako kako treba da bude.

‍

Dan pre događaja koristimo za pripremu prostora i sve što u njemu treba da se nađe; za tehničku i tonsku probu; za finalnu potvrdu da su obezbeđeni svi štampani materijali, pripremljeni pokloni, da ketering stiže u najavljeno vreme i slično. Dan pred događaj je i dan kada se sa voditeljima i govornicima poslednji put mogu preći svi detalji i dogovori.

‍

Ovakva, detaljna procedura provere od naročite je važnosti za veće događaje kao što su razne konferencije, sajmovi, forumi i slično, s obzirom na to da takav tip događaja zahteva složenu organizaciju te je prostora za propuste mnogo više.

‍

Na dan održavanja događaja

‍

Uprkos generalnoj probi kada ste proverili svaku sitnicu i vizualizovali celokupan događaj, tek ćete na samom događaju dobiti potvrdu da ste sve uradili kako treba. Suštinski, ovo je dan kada treba da dočekate zvanice, pratite da se sve odvija po planu i, idealno, uživate u plodovima svog višenedeljnog ili višemesečnog rada.

‍

Koliko god da je događaj veliki i složen, uvek je važno da uz sebe imate tim ljudi od kojih će svako imati svoj zadatak, odnosno “oblast” koju treba da pokriva. Na ovaj način ćete biti sigurni da sve funkcioniše u najboljem redu, u svakom trenutku događaja.

‍

I naravno, uvek očekujte neočekivano jer se uvek može desiti nešto što niste mogli da predvidite. Budite fleksibilni, spontani i spremni da odreagujete na najbolji mogući način jer - dešava se! Ali, kada uz sebe imate tim profesionalaca koji vodi računa o svakom detalju, prostora za brigu nema.

‍

Nakon događaja

‍

Tek je dan nakon događaja dan kada možete zaista da se opustite - prošlo je! Sada je potrebno zahvaliti se svim učesnicima i zvanicama, po potrebi poslati saopštenje za medije i propratne materijale, ili pak pripremiti izveštaje samo za interne potrebe.

‍

Koliko god samo želeli da legnete i naspavate se jer su dani pred održavanje događaja dani kada verovatno najmanje spavate, važno je uraditi evaluaciju te mapirati sve detalje koje je možda trebalo uraditi drugačije. Analizom urađenog, dobićete značajne uvide u to kako da svaki naredni put budete još bolji.

‍

‍

smartpoint adria - vaša agencija za organizaciju događaja

‍

Organizacija događaja nije nešto što treba da vas plaši, naročito zato što je za svaku kompaniju od velike važnosti da s vremena na vreme organizuje kako događaje za svoje zaposlene (team building, interne radionice, treninge), tako i događaje kroz koje će se dodatno povezati sa svojim poslovnim partnerima i saradnicima (konferencije, sajmovi, poslovna putovanja, proslave važnih datuma ili dostignuća).

‍

Ukoliko želite da olakšate sebi celokupan proces - javite nam se! Team building, žurke, konferencije, forumi, proslave, promocije, otvaranja… Naš event tim može sve jer nam je organizacija događaja svih vrsta u malom prstu.

‍

Neke od događaja koje smo organizovali možete pogledati na ovom linku - Organizacija Događaja.

‍

Organizacija događaja - usluge koje pružamo

‍

Izuzetno smo ponosni na širok i raznolik portfolio organizovanih događaja kroz koje su naši klijenti slavili svoje uspehe i važne datume. Sa svakim novim projektom se trudimo da pomeramo sopstvene granice, te nudimo inovativne ideje koje odgovaraju postavljenim ciljevima.

‍

Od nas možete da očekujete:

‍

• Konsultacije prilikom planiranja događaja
• Izradu strategije, koncepta i programa događaja
• Finansijsko planiranje i izradu budžeta
• Odabir najboljeg prostora u skladu sa vrstom događaja i celokupnom idejom
• Tehničku podršku
• Podršku u vidu prevodilaca, moderatora, hostesa i sl.
• Komunikaciju sa govornicima
• Pozivanje gostiju 
• Organizaciju smeštaja i boravka gostiju
• Osmišljavanje i pripremu poklona za zvanice
• Pripremu i izradu svih potrebnih materijala
• Obezbeđivanje keteringa - predlog i selekciju hrane i pića
• Medijsku podršku i PR aktivnosti
• Fotografisanje i snimanje događaja
• Kompletnu logistiku - organizaciju i praćenje događaja od početka do kraja

‍

Javite nam se - radujemo se novom zajedničkom projektu i uspešnom događaju koji će se dugo pamtiti!

‍